Как магазину учесть потери скоропортящихся товаров при закупке?

Начните с учёта по каждой группе товаров: сколько получили, сколько продали по полной цене, сколько уценили и сколько списали. Затем сравните потери со сроком продажи и уменьшите следующую закупку там, где товар регулярно остаётся на полке. В статье разберём, какую таблицу вести, как рассчитать заказ без сложной программы и что делать, если спрос меняется. Подход подойдёт небольшому продуктовому магазину в Беларуси.

Какие потери записывать отдельно?

Для закупки важно различать уценку и списание. Товар с близким сроком годности ещё можно продать дешевле, а списанный уже не принесёт выручку. Если сложить их в одну графу, владелец не увидит, сколько денег вернула уценка и на какой товар магазин потратился впустую.

Заведите таблицу по группам со схожим сроком продажи: например, отдельно для молока, хлеба и готовой еды. Для каждой группы записывайте приход, продажи по обычной цене, продажи с уценкой, списание и остаток на конец дня. Причину списания тоже отмечайте: истёк срок годности, повредилась упаковка или товар испортился при хранении. Так станет видно, что исправлять: объём заказа или работу с товаром после приёмки.

Сверяйте записи с фактическим остатком. Если по таблице товар ещё есть, а на полке и складе его нет, сначала найдите причину расхождения. Иначе недостача попадёт в расчёт спроса и магазин закажет лишнее.

Как потери влияют на объём следующего заказа?

Для начала выберите период, который охватывает обычные поставки и продажи выбранной группы. Сложите продажи по полной цене и с уценкой, затем посмотрите, сколько товара пришлось списать. Если списания повторяются, ориентироваться только на прошлый приход нельзя: приход показывает, сколько магазин купил, а продажи — сколько покупатели забрали.

Рабочая схема заказа выглядит так: возьмите ожидаемые продажи до следующей поставки, прибавьте запас на случай колебания спроса и вычтите товар, который уже есть и успеет продаться до окончания срока годности. Запас определяйте по своей истории продаж, а не одинаково для всех групп. Для хлеба и товара с более долгим сроком хранения он будет разным.

Проверяйте дату годности у остатка до расчёта. Коробка товара, которую нужно продать сегодня, не заменит поставку на последующие дни. Если часть остатка уже идёт на уценку, отметьте её отдельно и оцените будущие продажи по обычной цене без этой части.

Потери полезно смотреть и в деньгах: сложите закупочную стоимость списанного товара и разницу между обычной и сниженной ценой проданного с уценкой. Эти суммы отвечают на разные вопросы. Первая показывает прямые затраты на товар без продажи; вторая помогает оценить, сколько выручки магазин уступил ради продажи до истечения срока.

Как понять, какой товар пора заказывать иначе?

Сравнивайте группы между собой по сроку оборота: сколько времени в среднем товар проводит в запасе до продажи. Сам принцип расчёта описан в материале об оборачиваемости товарных запасов в днях. Для скоропортящегося товара считайте показатель по группе, а не по магазину целиком: быстрые продажи напитков могут скрыть залежавшуюся готовую еду.

Отдельно посмотрите, когда возникает остаток. Если списание повторяется перед каждой поставкой, попробуйте уменьшить заказ. Если товар заканчивается раньше следующей поставки и покупатели спрашивают его снова, проверьте, хватит ли места и срока годности для большего объёма. Когда спрос заметно зависит от дня недели, считайте заказ для этих дней отдельно.

Не тратьте одинаковое время на весь ассортимент. Сначала разберите товары, которые дают заметную часть продаж или затрат на списание. ABC-анализ для малого бизнеса помогает выделить такие позиции, чтобы начать с них. После изменения заказа продолжайте записывать продажи и списания: без следующей проверки нельзя понять, сократились ли потери или магазин стал чаще оставаться без товара.

Для ежедневной работы достаточно короткого правила для сотрудника: когда записывать уценку, кто фиксирует списание и где смотреть остаток перед заказом. Такое правило можно держать в базе регламентов магазина. Тогда расчёт не зависит от того, кто сегодня принимает поставку.

Какие ошибки искажают расчёт закупки?

• Считать уценённый товар списанным. Записывайте его продажу и сумму выручки отдельно: часть денег магазин всё же вернул.
• Брать общий остаток без проверки сроков годности. Разделяйте товар, который можно продавать до следующей поставки, и товар, который придётся реализовать раньше.
• Оценивать спрос по объёму прошлой закупки. Смотрите на продажи и дни, когда товар закончился: отсутствие товара на полке тоже искажает историю.
• Менять сразу весь ассортимент. Начните с одной группы, чтобы по следующей поставке увидеть результат изменения заказа.

Откройте записи по одной скоропортящейся группе и за ближайшие две минуты разделите её последний остаток на товар по обычной цене, товар для уценки и товар для списания.