Как составить ассортиментную матрицу небольшого магазина?

Выгрузите продажи и остатки товаров в одну таблицу, чтобы решить, какие позиции оставить, какие добавить и что вывести из продажи. Ассортиментная матрица — это рабочий список товаров с их ролью в магазине, показателями продаж и правилами закупки. Она помогает связать ассортимент с деньгами: увидеть запасы без движения, проверить вклад товаров в прибыль и подготовить заказ поставщику. Ниже — порядок действий для небольшого магазина, который можно начать в обычной электронной таблице, без смены программы учёта.

Какие данные включить в ассортиментную матрицу?

Начните с одной категории, по которой уже есть история продаж. Так проще проверить расчёты и договориться о правилах, прежде чем переносить их на весь магазин. Заранее выберите период анализа: он должен охватывать обычный цикл закупки и продажи товара. Сезонные позиции сравнивайте с сопоставимым сезоном, иначе зимний ассортимент летом окажется среди кандидатов на вывод.

Товарная матрица объединяет сведения об ассортименте и помогает систематизировать работу с ним (источник: SberCRM, «Матрица товаров: когда и зачем нужна бизнесу, примеры»). Для управленческого решения одной номенклатуры недостаточно. Добавьте в таблицу следующие группы полей:

• Товар: артикул, название, категория и вариант — например, размер или объём упаковки.
• Продажи: количество проданных единиц, выручка после скидок и возвратов, себестоимость продаж.
• Запасы: остаток в штуках и по закупочной стоимости, поступления за период, дни отсутствия товара.
• Закупка: поставщик, срок поставки, минимальная партия и действующая закупочная цена.
• Решение: роль товара, оставить или пересмотреть, причина решения и условие следующей проверки.

Для магазина в Беларуси денежные показатели ведите в BYN. Используйте одну базу расчёта: выручка и себестоимость должны охватывать одинаковый период, а возвраты — попадать в расчёт по единому правилу. Если учёт этого пока не позволяет, отметьте пробел в таблице. Пустое поле нельзя автоматически считать нулём.

Отдельной строкой учитывайте каждый вариант, который закупаете самостоятельно. Продажи популярных размеров могут скрыть остатки остальных, если смотреть только на общее название модели.

Как понять, какие товары приносят деньги?

Посчитайте валовую прибыль по каждой позиции: из выручки после скидок и возвратов вычтите себестоимость проданных товаров. Затем отдельно учтите переменные расходы, которые можно отнести к этим продажам, например упаковку или доставку за счёт магазина. Полученный вклад ещё не равен чистой прибыли: из него бизнес покрывает аренду и другие общие расходы.

Смотрите одновременно на сумму заработка и на запас. Товар с высокой наценкой, который лежит без движения, связывает деньги в закупке. Оборачиваемость как раз показывает скорость движения запасов и помогает оценить, как быстро вложенные в товар средства возвращаются в бизнес (источник: SberCRM, «Что такое оборачиваемость товара и как ее рассчитать»).

Для расчёта оборачиваемости за период разделите себестоимость продаж на средний запас по закупочной стоимости за тот же период. Если система хранит ежедневные остатки, используйте их среднее значение. Сравнивайте результат внутри сопоставимой категории: у повседневного расходника и сезонного подарка разные циклы покупки.

Перед решением проверьте доступность товара. Низкие продажи позиции, которая большую часть периода отсутствовала, ничего не говорят о слабом спросе. Запишите дни отсутствия и посмотрите, как товар продавался, когда был на полке.

Отдельно проверьте сроки оплаты поставщикам. Даже рост продаж не гарантирует, что денег хватит на следующую закупку: часть средств остаётся в запасах. Эту связь подробнее разбирает материал о кассовом разрыве при росте продаж.

Что оставить, добавить и вывести из продажи?

Для каждого товара запишите его роль. Базовые позиции закрывают регулярную потребность, сопутствующие дополняют покупку, сезонные нужны в определённый период. Роль должна опираться на наблюдения: состав чеков, продажи или зафиксированные запросы покупателей. Формулировка «нужен для ассортимента» не объясняет, зачем снова заказывать товар.

1. Оставьте товары с подтверждённым спросом и приемлемым вкладом в покрытие расходов. Проверьте, не теряете ли вы продажи из-за частого отсутствия.
2. Пересмотрите запас позиций, которые продаются, но надолго связывают деньги. Начните с меньшей партии или другого графика поставок, если поставщик допускает такие условия.
3. Добавляйте товары под конкретный пробел в ассортименте. Основанием могут стать повторяющиеся запросы покупателей или отсутствие нужного варианта у существующей позиции.
4. Приостановите повторную закупку кандидатов на вывод. Сначала исключите сезонность, отсутствие на полке, ошибочную цену и недостаток информации о товаре.

Для нового товара заранее определите условие проверки: когда оцените продажи, какой вклад после прямых расходов ожидаете и какой остаток готовы оставить к этому моменту. Универсального порога для всех категорий нет. Ориентиром могут быть похожие товары вашего магазина, если у них сопоставимы цена и цикл покупки.

Не расширяйте ассортимент сразу несколькими почти одинаковыми позициями без понятной причины. Новый вариант способен перераспределить существующие продажи между артикулами. После теста проверьте результат всей группы: вырос ли её вклад и сколько денег теперь занимает общий остаток.

Вывод из матрицы означает прекращение регулярной закупки, а судьбу остатка решайте отдельно. Проверьте возможность возврата поставщику, продажи в комплекте или уценки. Перед скидкой пересчитайте вклад после прямых расходов и зафиксируйте допустимые условия продажи.

Как превратить матрицу в правила закупки?

Добавьте к решению по товару правило повторного заказа. Для базовой позиции ориентиром будет запас, который покрывает ожидаемые продажи за время поставки, с резервом на колебания спроса. Размер резерва выбирайте по истории продаж и фактическим задержкам поставщика. Не переносите одно значение на весь каталог.

Потребность в закупке можно считать так: из целевого остатка вычесть доступный остаток и подтверждённые поступления. Перед отправкой заказа проверьте минимальную партию и деньги на оплату. Если поставщик предлагает только крупную упаковку, её стоимость и срок распродажи тоже должны попасть в решение.

Сверьте ассортимент с планом продаж. Если план предполагает рост категории, проверьте, за счёт чего он произойдёт: устранения дефицита, нового товара или изменения спроса. Для этой связки пригодится порядок составления плана продаж без маркетолога. Одного увеличения закупки для роста выручки недостаточно.

Закрепите в коротком регламенте, кто обновляет данные, кто согласует новые позиции и кто меняет правила закупки. Сохраните саму матрицу, инструкцию к расчётам и журнал решений в общей базе знаний. Тогда следующий сотрудник увидит причину остановки закупки и не вернёт товар в заказ по привычке.

Типичные ошибки при работе с ассортиментной матрицей

• Оценивать товар только по выручке. Добавьте валовую прибыль и прямые переменные расходы: большой оборот сам по себе не показывает вклад в результат магазина.
• Выводить позицию после периода отсутствия. Сначала проверьте, сколько времени покупатель вообще мог её купить.
• Смешивать сезонные и регулярные товары. Для сезонного ассортимента задайте отдельные сроки закупки и распродажи остатка.
• Добавлять новинки без условия проверки. До заказа запишите, по каким данным решите продолжать закупку или остановить её.
• Хранить матрицу отдельно от текущего учёта. Обновляйте продажи и остатки перед решением о закупке, иначе таблица описывает прошлое состояние магазина.

Рабочая матрица готова к проверке, когда по каждой позиции видны продажи, запас и следующее действие. Её пользу можно проверить на ближайшем заказе: понятно ли закупщику, что заказать повторно, что пропустить и какие данные сначала уточнить.

Следующий шаг на одну минуту: создайте в текущей таблице столбец «Решение по товару» и для одной знакомой позиции запишите действие с причиной — например, «приостановить закупку до продажи остатка».